Cómo crear un proveedor desde cero

Síntoma

Se necesita dar de alta un proveedor nuevo. El usuario tiene dudas sobre la estructura del código, qué pestañas debe completar, cómo cargar datos bancarios para pagos masivos, o si las direcciones son obligatorias como en clientes.

Causa probable

Crear un proveedor es similar a crear un cliente pero con diferencias clave: las direcciones NO son obligatorias, los datos bancarios son críticos para pagos por nómina, y se asocian a métodos de pago bancarios específicos. Este flujo es central porque un proveedor mal cargado bloquea la cadena de Compras.

Estructura del código de proveedor

• Proveedor: P + RUT → ejemplo: P76555444K
• Honorarios: H + RUT → ejemplo: H12345678K
• Empleado: E + RUT → para empleados con cuenta corriente.
• Fondo por rendir: F + ID → para fondos rotativos.

Solución paso a paso

Paso 1: Iniciar la creación

1. Ir a Módulos → Socios de Negocio → Maestro.
2. Botón "Crear" o ícono de nuevo registro.
3. Los campos pasan a blanco.

Paso 2: Datos básicos

1. Código: P + RUT (sin puntos ni guiones).
2. Tipo: "Proveedor".
3. Al cambiar a tipo Proveedor, los grupos y la cuenta contable por defecto cambian automáticamente (proveedores nacionales).
4. Nombre: razón social del proveedor.
5. Nombre extranjero (opcional): nombre comercial.
6. Grupo: seleccionar (Proveedor Nacional, Importación, Honorarios, etc.).
7. Moneda: pesos (CLP) o la que corresponda. Si es proveedor de importación, generalmente USD.

Paso 3: Pestaña General

1. Teléfono, correo (obligatorios al crear nuevos).
2. Giro: NO es obligatorio en proveedores (a diferencia de clientes), pero recomendable.
3. Activo: marcado.

Paso 4: Direcciones

1. Para proveedores las direcciones NO son obligatorias, pero es buena práctica cargar al menos la dirección legal.
2. Si el proveedor emite facturas, conviene tener la dirección para auditoría.

Paso 5: Condiciones de pago

1. Asignar condición por defecto (ej: 30 días, contado).
2. Banco de pago: campo crítico — ver Paso 7.

Paso 6: Datos bancarios para pago por nómina

1. En la pestaña de condiciones de pago, agregar el banco del proveedor.
2. Datos requeridos: Banco (desplegable), Tipo de cuenta (corriente / vista), Número de cuenta.
3. Se pueden cargar múltiples cuentas bancarias, pero debe haber UNA marcada como predeterminada.
4. La cuenta predeterminada es la que SAP usará al generar pagos por nómina.

Paso 7: Habilitar nóminas y métodos de pago

1. En la pestaña Condiciones de pago, marcar las nóminas con las que se le puede pagar (Santander, Scotia, Banco Estado, etc.).
2. NO usar el botón "Fijar como estándar" — esto obliga a usar siempre el mismo banco y limita la operación.
3. Si más adelante hay que sumar un banco nuevo, se puede agregar editando el SN.

Paso 8: Pestaña Finanzas

1. Cuenta por pagar: SAP trae "Proveedores Nacionales" por defecto. Cambiar si corresponde (Extranjeros, Honorarios).
2. Si es proveedor de compras, marcar el check "Válido para órdenes de compra".
3. Completar Gerencia, Centro de costo y Sucursal cuando aplique.

Paso 9: Guardar

1. Presionar "Agregar".
2. Si faltan datos obligatorios, SAP indica el error específico.
3. Si guarda correctamente, el proveedor queda disponible para crear órdenes de compra.

Importante: bancos disponibles para pago

La lista de bancos disponibles se configura en el módulo de Bancos. Si un proveedor necesita ser pagado por un banco que no está en la lista, hay que crearlo primero en Bancos. En HEAD actualmente se opera con Santander como banco principal — para sumar otros (Banco de Chile, Scotia), coordinar con TI.

Si los pasos no resuelven

• Si no se puede pagar por nómina al proveedor: verificar que tenga banco y cuenta cargados, y que la nómina esté marcada en condiciones de pago.
• Si Compras no puede crear órdenes para este proveedor: verificar el check "Válido para órdenes de compra" en Finanzas.
• Si la cuenta contable no aparece: verificar que esté marcada como asociada (ver KB-011).

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