Carga masiva desde Excel

Síntoma

Se necesita cargar cuotas de una temporada completa con decenas o cientos de artículos y múltiples canales. Hacerlo línea por línea en la ventana de SAP es inviable. O se quiere actualizar masivamente el estado de varias cuotas a la vez.

Causa probable

La ventana de Stock Cuotas, al ser un UDO, no permite pegar un rango de Excel directamente como sí ocurre en tablas estándar de SAP. Por eso existe una template de Excel con la estructura exacta que espera el Data Transfer Workbench para importar cuotas masivamente.

Estructura de la template

La template tiene DOS pestañas separadas porque la cuota es un documento con cabecera y detalle:

Pestaña 1 — Cabecera

• DocEntry: número único de la cuota (puede ser 1, 2, 3... cualquier número que no exista todavía en el sistema).
• Nombre del canal.
• Almacén de reserva (código SAP de la bodega).
• Almacén de importación.
• Prioridad (número entero).
• Código del cliente (opcional).
• Fecha (formato DD/MM/AAAA).
• Estado: A para nuevo, O para crear OC directamente.
• Usuario (opcional).

Pestaña 2 — Detalle

• DocEntry: el mismo número que en la cabecera (vincula las líneas a su cabecera).
• Número de línea: 0, 1, 2, 3... (correlativo, empezando desde 0).
• Código de ítem: SKU exacto como está en SAP.
• Descripción: opcional, puede quedar vacío (SAP ya tiene la descripción).
• Cantidad: cantidad a reservar.

Cómo importar la template

Paso 1: Preparar el archivo Excel

1. Descargar la template base (solicitar a TI o Victor Lizama si no se tiene).
2. Llenar la pestaña de cabecera con los datos de cada canal (una fila por canal).
3. Llenar la pestaña de detalle con los artículos (una fila por SKU por canal).
4. Verificar que el DocEntry de detalle coincida exactamente con el de la cabecera.
5. Si hay varios canales: la cabecera tiene una fila por canal, el detalle tiene N filas por canal cada una con el DocEntry correspondiente.
6. Guardar como .xlsx o .csv con tabulación (el workbench acepta ambos).

Paso 2: Importar via Data Transfer Workbench

1. En SAP: Administración → Data Transfer Workbench (o buscarlo en el menú).
2. Seleccionar "Importar".
3. En el campo de objetos disponibles, buscar "UDO nx cuotas" (o similar nomenclatura del proyecto).
4. Dentro de ese objeto aparecen dos opciones: Cabecera y Detalle.
5. Primero importar la CABECERA: seleccionar el archivo, elegir pestaña de cabecera, formato texto delimitado por tabulación, hacer clic en "Importar".
6. Verificar que no haya errores en la cabecera antes de continuar.
7. Luego importar el DETALLE: mismo proceso con la pestaña de detalle.
8. Revisar el log del workbench para confirmar que todas las filas se importaron correctamente.

Cómo actualizar el estado masivamente

Una vez cargadas las cuotas, para cambiarlas de estado A → O (crear OC) masivamente sin entrar a cada una:

1. Preparar una template mínima solo con dos columnas: DocEntry + Estado.
2. En Estado poner O (letra O, no el número cero) para las cuotas que se quieren procesar.
3. Importar solo la cabecera con esas dos columnas.
4. El workbench actualiza solo los campos que vienen en el archivo, sin tocar el resto.

Tip: cómo saber el número del último DocEntry

1. En SAP: Herramientas → Consultas de usuario.
2. En el campo de texto escribir @ seguido del nombre de la tabla (ej: @NX_CUOTAS o similar).
3. Ejecutar para ver todos los registros y el último número asignado.
4. El siguiente DocEntry a usar es el último + 1.

Errores comunes en la importación

• "DocEntry duplicado": el número de cuota ya existe. Cambiar a un número nuevo.
• "Artículo no encontrado": el SKU no existe en SAP o tiene un espacio extra. Verificar código exacto.
• "Almacén no encontrado": el código de bodega no existe. Verificar maestro de almacenes.
• "Detalle sin cabecera": se importó el detalle antes que la cabecera. Reimportar en el orden correcto.

Si los pasos no resuelven

• Si el objeto UDO no aparece en el workbench: escalar a TI (requiere configuración de admin).
• Si hay errores masivos en la importación: revisar el formato del archivo (separador, codificación UTF-8, fechas).
• Si el proceso importa pero el servicio no lo toma: revisar estado de las cuotas y estado del servicio (KB-026).

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