Aprobación de órdenes de venta por HCO Portal: cómo autorizar

Modificado el Mie, 13 May a 10:23 P. M.

ID artículo	KB-070
Módulo / Categoría	Ventas y Facturación / Aprobaciones
Tags	HCO portal, aprobación, borrador, autorizar, Fernanda, crédito, mayoristas, franquiciados, convenios
Prioridad	CRÍTICA — proceso de autorización de crédito
Fuente	Capacitaciones TtT Ventas (30/03-01/04/2026) + BBP Ventas v3.1 + BBP FE v3.1 + BBP Pedidos Web v3.1
Revisado por	Alejandro Solodujin / BBP Ventas, FE y Pedidos Web HEAD

Síntoma

Llegan órdenes de venta al portal pendientes de autorizar. La autorizante no sabe cómo acceder al portal, qué revisar antes de autorizar, ni qué pasa cuando autoriza o rechaza.

Cuándo activa el flujo de aprobación por HCO Portal

Solo para clientes de los grupos: Mayoristas, Franquiciados, Convenios e Instituciones. Y solo cuando se cumple al menos UNA de estas condiciones:

La condición de pago NO es al contado (el cliente paga a plazo).
El total de la OV supera el cupo de crédito disponible del cliente.
El cliente tiene facturas vencidas (más de 7 días de holgura configurada).

Si la venta es al contado, NO va por HCO Portal. Va por el proceso de confirmación de pedidos al contado (ver KB-071). Si el cliente no es de esos grupos (ej: es un cliente final, exportación, TPV), tampoco va por portal — la OV se crea directamente.

Cómo acceder al HCO Portal

Abrir el navegador e ir a la URL del portal HCO (Alejandro o TI proveen el link).
Ingresar con la cuenta empresa HEAD y contraseña.
Luego ingresar con el usuario personal (ej: HD_Casanova) y su contraseña.
Seleccionar el módulo: Autorización de Orden de Venta.

Qué ver en el portal

Aparece la lista de borradores pendientes de autorizar con: fecha, número de borrador, cliente, artículos, monto total y origen (Pedidos Web, SGP, etc.).
Presionar el botón de detalle para ver el contenido completo de la orden (artículos, cantidades, precios, dirección de despacho).
Revisar que los datos sean correctos — especialmente cupo de crédito vs monto de la OV.

Autorizar

Seleccionar la OV (o varias con el checkbox).
Presionar Autorizar (o Procesar).
El portal crea la Orden de Venta en SAP en firme con estado Abierta.
La OV queda disponible para picking automáticamente — no hay pasos adicionales en SAP.

Cuando se autoriza por portal, la OV se crea directamente en SAP. NO hay que ir a SAP a hacer nada adicional. La OV ya está disponible para que el gerente de picking la tome. Si alguien va a SAP y la OV no aparece todavía, esperar 1-2 minutos — puede haber un desfase de sincronización.

Rechazar

Seleccionar la OV y presionar Rechazar.
Agregar comentario explicando el motivo.
La OV no se crea en SAP. El borrador queda cancelado.
El sistema externo (Pedidos Web, SGP) debe ser notificado del rechazo para que el vendedor tome acción.

Alertas de borradores pendientes

Para no perder borradores pendientes, se puede configurar una alerta en SAP que avisa cada X horas si hay borradores sin autorizar:

En SAP: ir a Gestión → Alertas.
La alerta ya está configurada con frecuencia de 3 horas para la autorizante.
Llega como notificación en SAP con un enlace directo a la query de borradores pendientes.
Desde la query también se puede ir directamente a la OV y confirmarla.

Etapas de autorización

HEAD tiene configurada 1 etapa de autorización (solo Fernanda Casanova). Existe la opción de configurar una segunda etapa si en el futuro se necesita doble aprobación — TI lo habilita en el maestro de usuarios.

Si los pasos no resuelven

El portal no muestra órdenes pendientes: puede ser que todas estén autorizadas o que haya un problema de conexión. Verificar también la query de borradores en SAP.
Autorizo en el portal pero la OV no aparece en SAP: esperar 1-2 minutos. Si persiste, escalar a TI.
No puedo ingresar al portal: verificar credenciales con TI. El acceso requiere una licencia indirecta SAP.