Cómo encadenar documentos: "Copiar a" vs "Copiar de"

Síntoma

El usuario está volviendo a digitar manualmente los datos del documento anterior (re-escribiendo proveedor, artículos, cantidades) en lugar de encadenar el documento desde el anterior. Esto genera errores y rompe el mapa de relaciones de SAP.

Causa probable

En SAP los procesos de Compras, Ventas y Traslados deben encadenar documentos sin re-digitar. Existen dos botones específicos para esto: "Copiar a" y "Copiar de". Solo el primer documento del proceso se digita manualmente; los siguientes se generan a partir del anterior.

Solución paso a paso

Opción A: "Copiar a" (avanzar al siguiente paso)

1. Abrir el documento ya creado (ej: la Orden de Compra).
2. En la parte inferior del documento, hacer clic en "Copiar a".
3. Seleccionar el siguiente tipo de documento (ej: Entrada de Mercancías).
4. SAP arrastra TODA la información al documento siguiente.
5. Revisar, ajustar lo que corresponda (campos específicos para FE) y guardar.

Opción B: "Copiar de" (traer documentos previos al actual)

1. Crear un nuevo documento vacío del tipo deseado (ej: nueva Entrada de Mercancías).
2. Seleccionar el Socio de Negocio.
3. Hacer clic en "Copiar de" → seleccionar el tipo de documento previo (ej: Orden de Compra).
4. Aparece un listado de documentos abiertos del proveedor.
5. Mantener Ctrl presionado para seleccionar varios documentos a la vez (puede tomar más de uno).
6. Confirmar y SAP arrastra las líneas al documento.

Manejo de parcialidades

1. Al usar "Copiar de", presionar el botón "Configurar" antes de finalizar.
2. En la pantalla de configuración, marcar solo las líneas que se quieren traer (ej: línea 1 y línea 3, ignorando la 2).
3. Editar cantidades parciales (ej: si la orden tenía 10 unidades pero solo se reciben 7, cambiar a 7).
4. Finalizar y SAP solo trae lo seleccionado. El resto queda pendiente.

Cierre manual de un documento

Si un documento ya no se va a procesar (ej: la compra se canceló):

1. Posicionarse en el documento abierto.
2. Clic derecho → "Cerrar".
3. El documento pasa a estado Cerrado. El mapa de relaciones lo muestra con un candado.

Mapa de relaciones

Cada vez que se encadena un documento, SAP arma un mapa de relaciones interactivo entre todos los documentos del proceso. Para verlo:

• Posicionarse en cualquier documento del proceso.
• Clic derecho → "Mapa de relaciones".
• Se ven todos los documentos relacionados (orden de compra → entrada → factura → pago).
• Doble clic sobre cualquier nodo abre el documento (si el usuario tiene permiso).

Si los pasos no resuelven

Si el botón "Copiar a" o "Copiar de" no aparece, puede ser un tema de permisos o que el documento esté en estado Cerrado. Escalar al N2 del módulo (Compras, Ventas o Inventario).

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