Cómo inactivar un cliente o proveedor (no eliminar)

Síntoma

Hay un cliente o proveedor con el que ya no se trabaja y se quiere "darlo de baja" del sistema. El usuario intenta eliminarlo y SAP no le deja, o duda si hay que eliminarlo o solo deshabilitarlo.

Causa probable

SAP permite eliminar un SN solo si NO tiene transacciones asociadas (facturas, pedidos, pagos). Si ya tuvo movimientos, eliminarlo borraría también el historial — lo cual rompería la trazabilidad contable. Por eso, la política correcta es INACTIVAR, no eliminar.

Diferencia entre eliminar e inactivar

• Eliminar: borra el registro permanentemente. Solo se permite si NO hay transacciones. Una vez eliminado, ese código queda inutilizable y NO se puede volver a crear con el mismo código.
• Inactivar: el registro queda en el sistema pero no aparece como opción para crear documentos nuevos. Se mantiene el historial completo. Se puede reactivar cuando se quiera.

Solución paso a paso

Inactivar un SN

1. Abrir el maestro y buscar el cliente o proveedor.
2. Ir a la pestaña "General".
3. Ubicar el campo "Activo" o el indicador de estado.
4. Cambiar a "Inactivo".
5. Guardar.
6. El SN ya no aparecerá como opción al crear nuevos documentos.

Cuándo SÍ se puede eliminar

1. Solo si el SN fue creado por error y NO tiene transacciones asociadas.
2. Abrir el SN.
3. Menú: Datos → Eliminar (o ícono correspondiente).
4. Si SAP permite la eliminación, confirmar.
5. Si SAP rechaza la eliminación, significa que ya tiene transacciones — INACTIVAR en lugar de eliminar.

Reactivar un SN inactivo

1. Buscar el SN en el maestro (puede requerir filtrar por "Inactivos").
2. Ir a pestaña General.
3. Cambiar el estado a "Activo".
4. Guardar.

Caso de uso: tiendas de temporada

Caso de uso: cierre permanente de tienda

• La dirección NO se puede eliminar — queda en el histórico.
• El código del local NO se puede reutilizar — queda asociado a la tienda cerrada.
• La opción es inactivar la tienda como SN.
• Coordinar con Marcela / Operaciones la actualización en otros sistemas (DobleMS, integraciones).

Si los pasos no resuelven

• Si SAP no permite eliminar y necesitás eliminar de verdad: NO insistas, el sistema bloquea para proteger el histórico contable. Inactivar es la solución correcta.
• Si un SN inactivo aparece como opción en algún sistema externo: revisar la integración (Pinflag, TPV) — el sistema externo puede tener cache.
• Si necesitás "limpiar" el maestro por demasiados inactivos: es normal, no afecta el rendimiento. NO eliminar masivamente.

Artículos relacionados

• KB-013 — Cómo crear un cliente
• KB-016 — Duplicar SN