Reconciliar cuenta corriente manualmente

Síntoma

Hay una nota de crédito que no se asoció a una factura, o un anticipo que no se imputó al saldo. La cuenta corriente del cliente muestra saldos cruzados que deberían cancelarse entre sí. El usuario no sabe cómo aplicar manualmente la reconciliación.

Causa probable

La reconciliación es el proceso de imputar ("aplicar") un documento contra otro para reflejar correctamente el saldo. SAP reconcilia automáticamente algunos casos (refacturación, anulaciones), pero otros requieren reconciliación manual: notas de crédito por descuento, anticipos, ajustes de cobranza.

Cuándo reconciliar manualmente

• Cuando hay una nota de crédito que aplica a una factura específica.
• Cuando hay un anticipo que se quiere imputar a una o varias facturas.
• Cuando hay diferencias menores que se quieren llevar a una cuenta de ajuste.
• Cuando hay facturas y pagos del mismo monto que deberían cancelarse.

Solución paso a paso

Reconciliación de UN socio de negocio

1. Ir a Socios de Negocio → Reconciliación interna → Reconciliación.
2. Asegurarse que NO esté marcado el check "Varios socios de negocios".
3. Ingresar el código del cliente o proveedor (o buscarlo con el botón de listado).
4. Presionar "Reconciliar" o el botón equivalente.
5. Aparece la lista de documentos pendientes de ese SN.

Imputar nota de crédito a factura

1. En el listado, marcar la nota de crédito (aparece con monto en paréntesis = negativo).
2. Marcar la factura a la que se quiere aplicar.
3. Verificar que la diferencia se muestre como cero (montos iguales).
4. Si los montos no son iguales: ajustar el "Monto a imputar" en cada línea.
5. Presionar "Reconciliar" para confirmar.
6. SAP genera un número interno de reconciliación y actualiza los saldos.

Imputación parcial

1. Cuando una nota de crédito es de menor monto que la factura: marcar ambos.
2. En el campo "Monto a imputar" de la factura, ingresar el monto de la nota de crédito (no el total de la factura).
3. Confirmar.
4. La nota de crédito queda totalmente imputada, la factura queda con saldo pendiente reducido.

Imputación de anticipos a múltiples facturas

1. Marcar el anticipo (negativo).
2. Marcar varias facturas a aplicar.
3. Ajustar el "Monto a imputar" de cada factura para que sumen el monto del anticipo.
4. Confirmar.

Ajustes contables por diferencias menores

Hacer un ajuste contable

1. Marcar la factura.
2. Indicar el monto a conciliar (menor al saldo total).
3. La diferencia queda como diferencia.
4. Presionar el botón "Ajustes" o "Registrar asiento".
5. SAP arma el asiento automáticamente con el monto de diferencia en el lado correcto (debe o haber).
6. Indicar la segunda cuenta contable (cuenta de ajuste).
7. Confirmar.
8. Se crea el asiento Y la reconciliación queda completa.

Reconciliación entre múltiples SN

• Caso típico: el cliente cambió de razón social (de Empresa A a Empresa B) y querés trasladar saldos.
• Se puede reconciliar entre dos SN distintos en una sola operación.

Pasos para reconciliar entre múltiples SN

1. Marcar el check "Varios socios de negocios".
2. Buscar y seleccionar los SN involucrados (manteniendo Ctrl para selección múltiple).
3. Confirmar selección.
4. Aparece la pantalla de reconciliación con documentos de TODOS los SN seleccionados.
5. Marcar e imputar normalmente.

Importante: refacturación

• Cuando emitís una nota de crédito por refacturación (anular factura y emitir nueva), SAP las asocia AUTOMÁTICAMENTE.
• Para otros motivos de nota de crédito (descuento, devolución), la reconciliación es MANUAL.
• Si no se reconcilia manualmente, los montos quedan cruzados y se ven como saldos abiertos en el cliente.

Si los pasos no resuelven

• Si la reconciliación no llega a cero y no hay ajuste: revisar montos, puede haber diferencia de IVA o redondeo.
• Si SAP no permite confirmar: verificar permisos para reconciliación.
• Si después de reconciliar el saldo sigue igual: verificar que se haya guardado correctamente y refrescar la cuenta corriente.
• Si necesitás revertir una reconciliación: ver KB-024.

Artículos relacionados

• KB-022 — Consultar cuenta corriente
• KB-024 — Cancelar una reconciliación previa